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Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat
Vorstand und Aufsichtsrat der Hannover Rück SE arbeiten bei der Steuerung und Überwachung des Unternehmens sowie der gesamten Gruppe vertrauensvoll zusammen. Geschäfte von grundlegender Bedeutung erfordern gemäß der Geschäftsordnung des Vorstands die Zustimmung des Aufsichtsrats. Der Aufsichtsrat besteht aus neun Mitgliedern. Sechs Mitglieder werden von den Aktionären in der Hauptversammlung, drei Mitglieder werden vom Betriebsrat gewählt. Der Aufsichtsrat bestellt die Mitglieder des Vorstands. Da Mitglieder des Aufsichtsrats nicht zugleich dem Vorstand angehören können, ist bereits strukturell ein hohes Maß an Unabhängigkeit bei der Überwachung des Vorstands sichergestellt. Der Aufsichtsrat wird zudem regelmäßig und zeitnah über die Geschäftsentwicklung, die Umsetzung strategischer Entscheidungen, wesentliche Risiken und Planungen sowie relevante Fragen der Compliance informiert. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats hält mit dem Vorsitzenden des Vorstands regelmäßig Kontakt, um mit ihm bedeutsame Geschäftsvorfälle zu erörtern. Die Zusammensetzung des Vorstands (nebst Ressortzuständigkeit) sowie des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse finden Sie im Geschäftsbericht.
Die Geschäftsordnung des Vorstands hat das Ziel, für die Gesellschaft die Erarbeitung und Durchsetzung einer den unternehmensstrategischen Zielen entsprechenden einheitlichen Geschäftspolitik sicherzustellen. Im Rahmen einer einheitlichen Geschäftspolitik besitzt das Prinzip „Delegation der Verantwortung“ besonderen Rang. Im Interesse der Aktionäre wird nachdrücklich Wert auf eine Organisation gelegt, die kostengünstige, schnelle und unbürokratische Entscheidungsprozesse ermöglicht. Eine offene, vertrauensvolle, am Interesse des Ganzen ausgerichtete Zusammenarbeit ist Grundlage des Erfolgs. Dabei tragen die Mitglieder des Vorstands gemeinsam die Verantwortung für die gesamte Geschäftsführung. Unbeschadet der Gesamtverantwortung führt jedes einzelne Mitglied des Vorstands das ihm zugewiesene Ressort im Rahmen der Beschlüsse des Vorstands in eigener Verantwortung. Zu Mitgliedern des Vorstands werden nur Personen berufen, die das 65. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. Der Bestellungszeitraum soll dabei jeweils so bestimmt werden, dass er spätestens mit dem Ende des Monats ausläuft, in dem das Vorstandsmitglied sein 65. Lebensjahr vollendet. Bei der Zusammensetzung des Vorstands achtet der Aufsichtsrat auf Vielfalt.
Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats sieht unter anderem vor, dass jedes Mitglied des Aufsichtsrats über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen muss und dem Aufsichtsrat eine angemessene Anzahl unabhängiger Mitglieder angehören soll. Derzeit sind von den sechs Anteilseignervertretern vier unabhängig im Sinne von Ziffer 5.4.2 des DCGK. Mindestens ein unabhängiges Mitglied muss über Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung und Abschlussprüfung verfügen. Die der Hauptversammlung als Kandidaten zur Wahl in den Aufsichtsrat vorgeschlagenen Personen dürfen zum Zeitpunkt der Wahl ihr 72. Lebensjahr noch nicht überschritten haben und sollen dem Aufsichtsrat in der Regel nicht länger als drei volle aufeinander folgende Amtsperioden als Mitglied angehören, wobei die ab Ende der Hauptversammlung 2014 beginnende Amtsperiode die erste Amtsperiode ist, die diesbezüglich zu berücksichtigen ist. Bei den Wahlvorschlägen soll auf die internationale Tätigkeit des Unternehmens sowie auf Vielfalt geachtet werden. Des Weiteren wird sichergestellt, dass die vorgeschlagene Person den zu erwartenden Zeitaufwand aufbringen kann. Zudem achtet jedes amtierende Aufsichtsratsmitglied seinerseits darauf, dass ihm für die Wahrnehmung seines Mandats genügend Zeit zur Verfügung steht. Der Aufsichtsrat tagt mindestens zweimal im Kalenderhalbjahr. Falls ein Aufsichtsratsmitglied in einem Geschäftsjahr nur an der Hälfte der Sitzungen des Aufsichtsrats und der Ausschüsse oder weniger teilgenommen hat, wird dies im Bericht des Aufsichtsrats vermerkt. Dem Aufsichtsrat dürfen nicht mehr als zwei ehemalige Mitglieder des Vorstands der Gesellschaft angehören.
2015 hat der Aufsichtsrat turnusgemäß wieder eine Überprüfung der Effektivität seiner Arbeit durchgeführt. In einem umfangreichen Fragebogen wurden neben weiteren Aspekten unter anderem Themengebiete wie die Organisation des Aufsichtsrats und des Sitzungsverlaufs, des Zusammenwirkens von Vorstand und Aufsichtsrat sowie der Informationsversorgung des Aufsichtsrats thematisiert. Die Ergebnisse wurden in der ersten Aufsichtsratssitzung des Jahres 2016 dargestellt und diskutiert. In der Folge konnten insbesondere im Bereich der Informationsversorgung Optimierungen vorgenommen werden.
Arbeitsweise der Ausschüsse des Aufsichtsrats
Zur effizienten Wahrnehmung seiner Aufgaben hat der Aufsichtsrat verschiedene Ausschüsse gebildet: den Finanz- und Prüfungsausschuss (FPA), den Ausschuss für Vorstandsangelegenheiten und den Nominierungsausschuss. Die Ausschüsse des Aufsichtsrats bestehen jeweils aus drei Mitgliedern und bereiten die in ihrem Kompetenzbereich liegende Beratung und Beschlussfassung des Aufsichtsratsplenums vor. Darüber hinaus sind den Ausschüssen auch eigene Beschlusszuständigkeiten übertragen.
Der FPA überwacht den Rechnungslegungsprozess und die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagement- und des internen Revisionssystems. Er behandelt ferner Fragen der Compliance und des Informationssystems für den Aufsichtsrat und erörtert die Zwischenberichte sowie die Halbjahresfinanzberichte vor deren Veröffentlichung. Er bereitet die Prüfung des Jahresabschlusses, des Lageberichts und des Gewinnverwendungsvorschlags sowie des Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts durch den Aufsichtsrat vor. Hierbei lässt sich der FPA ausführlich über die Sichtweise des Wirtschaftsprüfers zur Vermögens-, Finanz- und Ertragslage informieren sowie sich die Auswirkungen eventuell geänderter Bilanzierungs- und Bewertungsfragen auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage und bestehende Alternativen erläutern. Darüber hinaus bereitet der Ausschuss die Entscheidung des Aufsichtsrats zur Beauftragung des Abschlussprüfers vor. Er befasst sich mit Fragestellungen der erforderlichen Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, der Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer, der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und der Honorarvereinbarung. Die Niederschriften über die Sitzungen des FPA werden auch den Mitgliedern des Aufsichtsrats zur Verfügung gestellt, die nicht dem Ausschuss angehören.
Der Ausschuss für Vorstandsangelegenheiten bereitet die Personalentscheidungen für den Aufsichtsrat vor. Er ist zuständig für die Gewährung von Darlehen an den in §§ 89 Absatz 1, 115 AktG genannten und gemäß § 89 Absatz 3 AktG gleichgestellten Personenkreis sowie für die Zustimmung zu Verträgen mit Aufsichtsratsmitgliedern nach § 114 AktG. Er nimmt anstelle des Aufsichtsrats die Befugnisse aus § 112 AktG wahr und sorgt gemeinsam mit dem Vorstand für eine langfristige Nachfolgeplanung.
Der Nominierungsausschuss hat die Aufgabe, dem Aufsichtsrat für dessen Vorschläge an die Hauptversammlung geeignete Kandidaten für die Wahl in den Aufsichtsrat vorzuschlagen.
Weitere Einzelheiten über die Aktivitäten der Aufsichtsratsausschüsse entnehmen Sie bitte den Darstellungen im Bericht des Aufsichtsrats.