Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat

Vorstand und Aufsichtsrat der Hannover Rück SE arbeiten bei der Steuerung und Überwachung des Unternehmens sowie der gesamten Gruppe vertrauensvoll zusammen. Geschäfte von grundlegender Bedeutung erfordern gemäß der Geschäftsordnung des Vorstandes die Zustimmung des Aufsichtsrates. Der Aufsichtsrat besteht aus neun Mitgliedern. Sechs Mitglieder werden als Anteilseignervertreter von den Aktionären in der Hauptversammlung gewählt. Die drei Sitze der Arbeitnehmervertreter, die gemäß Teil III. § 13 Absatz 3 der Vereinbarung über die Beteiligung der Arbeitnehmer in der Hannover Rück SE vom 23. Januar 2013 derzeit auf Deutschland entfallen, werden entsprechend den Bestimmungen des SEBG von dem zuständigen Vertretungsorgan gewählt (derzeit dem gemeinsamen Betriebsrat der Hannover Rück SE und der E+S Rückversicherung AG). Der Aufsichtsrat bestellt die Mitglieder des Vorstandes. Da Mitglieder des Aufsichtsrates nicht zugleich dem Vorstand angehören können, ist bereits strukturell ein hohes Maß an Unabhängigkeit bei der Überwachung des Vorstandes sichergestellt. Der Aufsichtsrat wird zudem regelmäßig und zeitnah über die Geschäftsentwicklung, die Umsetzung strategischer Entscheidungen, wesentliche Risiken und Planungen sowie relevante Fragen der Compliance informiert. Der Vorsitzende des Aufsichtsrates hält mit dem Vorsitzenden des Vorstandes regelmäßig Kontakt, um mit ihm bedeutsame Geschäftsvorfälle zu erörtern. Die Zusammensetzung des Vorstandes (nebst Ressortzuständigkeit) sowie des Aufsichtsrates und seiner Ausschüsse finden Sie im Geschäftsbericht.

Die Geschäftsordnung des Vorstandes hat das Ziel, für die Gesellschaft die Erarbeitung und Durchsetzung einer den unternehmensstrategischen Zielen entsprechenden einheitlichen Geschäftspolitik sicherzustellen. Im Rahmen einer einheitlichen Geschäftspolitik besitzt das Prinzip „Delegation der Verantwortung“ besonderen Rang. Im Interesse der Aktionäre wird nachdrücklich Wert auf eine Organisation gelegt, die kostengünstige, schnelle und unbürokratische Entscheidungsprozesse ermöglicht. Eine offene, vertrauensvolle, am Interesse des Ganzen ausgerichtete Zusammenarbeit ist Grundlage des Erfolgs. Dabei tragen die Mitglieder des Vorstandes gemeinsam die Verantwortung für die gesamte Geschäftsführung. Unbeschadet der Gesamtverantwortung führt jedes einzelne Mitglied des Vorstandes das ihm zugewiesene Ressort im Rahmen der Beschlüsse des Vorstandes in eigener Verantwortung. Zu Mitgliedern des Vorstandes werden nur Personen berufen, die das 65. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. Der Bestellungszeitraum soll dabei jeweils so bestimmt werden, dass er spätestens mit dem Ende des Monats ausläuft, in dem das Vorstandsmitglied sein 65. Lebensjahr vollendet. Bei der Zusammensetzung des Vorstandes achtet der Aufsichtsrat auf Vielfalt.

Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrates sieht unter anderem vor, dass jedes Mitglied des Aufsichtsrates über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen muss und dass dem Aufsichtsrat eine angemessene Anzahl unabhängiger Mitglieder angehören soll. Derzeit sind von den sechs Anteilseignervertretern mindestens zwei unabhängig im Sinne von Ziffer 5.4.1 Absatz 4 des DCGK. Die der Hauptversammlung als Kandidaten zur Wahl in den Aufsichtsrat vorgeschlagenen Personen dürfen zum Zeitpunkt der Wahl ihr 72. Lebensjahr noch nicht überschritten haben und sollen dem Aufsichtsrat in der Regel nicht länger als drei volle aufeinander folgende Amtsperioden als Mitglied angehören, wobei die ab Ende der Hauptversammlung 2014 beginnende Amtsperiode die erste Amtsperiode ist, die diesbezüglich zu berücksichtigen ist. Bei den Wahlvorschlägen soll auf die internationale Tätigkeit des Unternehmens sowie auf Vielfalt geachtet werden. Des Weiteren wird sichergestellt, dass die vorgeschlagene Person den zu erwartenden Zeitaufwand aufbringen kann. Zudem achtet jedes amtierende Aufsichtsratsmitglied seinerseits darauf, dass ihm für die Wahrnehmung seines Mandates genügend Zeit zur Verfügung steht. Der Aufsichtsrat tagt mindestens zweimal im Kalenderhalbjahr. Falls ein Aufsichtsratsmitglied in einem Geschäftsjahr nur an der Hälfte der Sitzungen des Aufsichtsrates und der Ausschüsse oder weniger teilgenommen hat, wird dies im Bericht des Aufsichtsrates vermerkt. Dem Aufsichtsrat dürfen nicht mehr als zwei ehemalige Mitglieder des Vorstandes der Gesellschaft angehören.

Arbeitsweise der Ausschüsse des Aufsichtsrats

Zur effizienten Wahrnehmung seiner Aufgaben hat der Aufsichtsrat verschiedene Ausschüsse gebildet: den Finanz- und Prüfungsausschuss, den Ausschuss für Vorstandsangelegenheiten und den Nominierungsausschuss. Die Ausschüsse des Aufsichtsrates bestehen jeweils aus drei Mitgliedern und bereiten die in ihrem Kompetenzbereich liegende Beratung und Beschlussfassung des Aufsichtsratsplenums vor. Darüber hinaus sind den Ausschüssen auch eigene Beschlusszuständigkeiten übertragen.

Der Finanz- und Prüfungsausschuss überwacht den Rechnungslegungsprozess und die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagement- und des internen Revisionssystems. Er behandelt ferner Fragen der Compliance und des Informationssystems für den Aufsichtsrat und erörtert die Quartalsmitteilungen sowie den Halbjahresfinanzbericht vor deren Veröffentlichung. Er bereitet die Prüfung des Jahresabschlusses, des Lageberichtes und des Gewinnverwendungsvorschlags sowie des Konzernabschlusses und des Konzernlageberichtes durch den Aufsichtsrat vor. Hierbei lässt sich der Finanz- und Prüfungsausschuss ausführlich über die Sichtweise des Wirtschaftsprüfers zur Vermögens-, Finanz- und Ertragslage informieren sowie sich die Auswirkungen eventuell geänderter Bilanzierungs- und Bewertungsfragen auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage und bestehende Alternativen erläutern. Darüber hinaus bereitet der Ausschuss die Entscheidung des Aufsichtsrates zur Beauftragung des Abschlussprüfers vor. Er befasst sich mit Fragestellungen der erforderlichen Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, der Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer, der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und der Honorarvereinbarung. Die Niederschriften über die Sitzungen des Finanz- und Prüfungsausschusses werden auch den Mitgliedern des Aufsichtsrates zur Verfügung gestellt, die nicht dem Ausschuss angehören.

Der Ausschuss für Vorstandsangelegenheiten bereitet die Personalentscheidungen für den Aufsichtsrat vor. Er ist zuständig für die Gewährung von Darlehen an den in §§ 89 Absatz 1, 115 AktG genannten und gemäß § 89 Absatz 3 AktG gleichgestellten Personenkreis sowie für die Zustimmung zu Verträgen mit Aufsichtsratsmitgliedern nach § 114 AktG. Er nimmt anstelle des Aufsichtsrates die Befugnisse aus § 112 AktG wahr und sorgt gemeinsam mit dem Vorstand für eine langfristige Nachfolgeplanung.

Der Nominierungsausschuss hat die Aufgabe, dem Aufsichtsrat für dessen Vorschläge an die Hauptversammlung geeignete Kandidaten für die Wahl in den Aufsichtsrat zu empfehlen.

Weitere Einzelheiten über die Aktivitäten der Aufsichtsratsausschüsse entnehmen Sie bitte den Darstellungen im Bericht des Aufsichtsrats.